2020年からリモートワークを導入し、現在は出社と在宅勤務を組み合わせたハイブリッド勤務をスタンダードにしているAI inside。直近1〜2年以内に入社した従業員が半数近くとなり、進化のための組織変更も重ねてきました。今回は、社内イベントを企画・実行するメンバーにAI inside のインナーコミュニケーション活性化に向けた思いやEmployee Experience 向上の取り組みについて聞きました。

※内容や肩書・所属は記事公開当時のものです

「どうしたらこの状況を改善できるか」を考えた結果がイベント企画だった

ーお二人はこれまでいくつかの社内イベントの企画・運営に携わっていると伺いました。AI inside ではどのような目的から社内イベントを実施されていますか？

Yamasaki：インナーコミュニケーションを活性化することが目的です。AI inside では、コロナ禍でリモートワーク中心でしたが、その間に新入社員も増え、さらにaiforce solutions の吸収合併など組織の変化も経験しました。リモートワーク環境下でこれだけの組織変化があると、対面で会ったことがないメンバーも多くなり、どうしてもちょっとしたコミュニケーションの取りづらさやカジュアルな会話の難しさを感じてしまうと思います。このような、小さいけど積み重なると重要な課題を解決したく、これまで何度かイベント企画・運営に携わらせてもらってます。

Eiri：私も「他ユニットメンバーのことを知る機会をどう持てば良いかわからない」という課題があると感じていて、どうしたらこの状況を改善できるか、を考えた結果がイベント企画でした。企画をすることはハードルが高いように見えるかもしれないですが、声をあげることで賛同してくれる方が結構いらっしゃいます。これまでも忘年会、ボウリング大会、飲み会など、基本的にはメンバーが個別で企画したり、有志メンバーで集まって企画・運営したりすることがほとんどだったので、インナーコミュニケーションに対する課題は私たち以外のメンバーも同じように感じていたのだと思います。

理想でいうと、皆さんが社内の課題に対して、やりたいことを自発的に・積極的に発信できる環境がベストだと私は思うので、まずは自らやってみることで徐々にハードルが下がっていくといいですね。

Employee Experience 向上プロジェクトの発足

ー社内のインナーコミュニケーションの課題を踏まえて、最近Employee Experience 向上プロジェクトが始動されていると伺いましたが、こちらの取り組みについてもお聞かせください。
 
Eiri：Experience Groupを起点に、人事と広報の3部署で始まったプロジェクトです。これまでデザイングループは主にユーザ体験、ブランド体験の領域で活動してきましたが、今後はより従業員体験の領域もスコープに捉えて、向上していきたいと考えています。

具体的には、従業員が入社してから退職するまでの「Employee Journey」に沿って、従業員体験をデザインしていく予定です。まずは、入社・オンボーディング領域に注力して、現状の課題の洗い出しと解決策の検討に着手します。ちょうど先日キックオフを開催してさまざまな課題が挙がったので、徐々にスコープを広げながらインナーコミュニケーションの活性化にもより多くの施策を取り入れたいと考えています。

Employee Experience 向上プロジェクトで課題を一つ一つ拾いながら周りを巻き込んで解決をしていく過程で、新しくカルチャーが醸成され、他のメンバーにも賛同していただけるような広がりが出てくることを目指しています。

Yamasaki： キックオフミーティングで少し議論しただけでも課題への共通認識が見えてきたので、これから少しずつ取り組み始めることで、ゆくゆくはEmployee Experience 向上だけでなく、カルチャー醸成にも繋がると考えています。もっと言えば、他メンバーとも課題解決に向けて一緒に取り組んでいく、そのような流れができると嬉しいです。

月次開催のイベント「Happy Friday」とは？

ー具体的にどんな社内イベントを企画されているのか教えてください。
 
Yamasaki：2023年1月から始めたばかりですが、お互いを知ることを目的とした「Happy Friday」というカジュアルな交流イベントを月に一度の頻度で開催しています。毎月新たにご入社された新入社員のウェルカムパーティとしての意味合いもありますが、所属ユニットや雇用形態関係なく誰でも参加歓迎として、毎月季節に合わせたテーマを設定して企画しています。
 
Eiri：1月はお正月や新年をテーマに、お寿司を用意したり、「AI inside あるあるカルタ作り」を企画しました。カルタ作りでは、どんどん社内のおもしろネタやメンバーに関するエピソードが集まり、あっという間にカルタが出来上がり、かなり盛り上がりました。初回はどんな雰囲気になるか、全く予想がつかなかったのですが、一緒に何かを作るという機会もあってか、あたたかな雰囲気のイベントになったと思います。

Yamasaki：参加くださった方からは、「他ユニットの皆さんと交流できるこの場を楽しみにしていたし、この機会を作っていただけてよかった」といったコメントをいただいたり、後日、Happy Friday の様子をslack に投稿した際には、次回はお子さんと一緒に参加したい、と声をかけてくれるメンバーもいて嬉しかったですね。

Happy Fridayはオフィスでの開催だけでなく、春はお花見・夏はバーベキューなど、社外や屋外での開催も今後検討したいと思っています。

ーHappy Fridayの運営においては、お二人はどのように役割分担されていますか？

Yamasaki：私は季節毎のテーマ設定や進行管理など、企画全般を担当してます。ただ、毎回企画内容はクリエイティブなアイディアが必要なので、Eiriさんや他のメンバーと一緒にアイディア出しして、どんなコンセプトだったら参加者に楽しんでもらえそうなイベントになるかを考えています。

Eiri：私はクリエイティブや体験設計周りを主に担当していて、これまでフォトブース、フォトプロップスなどをHappy Friday のために制作してきました。規模感や予算感、使い勝手、どんなものだったら楽しんで使ってもらえそうか、などを考慮しながらデザインをしています。初回の時はメンバー同士でたくさん写真を撮ってほしいと思い、会社のロゴが入っているボックスとフォトプロップスを作成しました。

業務の垣根を超えてみんなで楽しめるイベントを実施

 ーHappy Friday とは別で、以前Eiriさんはハロウィンイベントを企画されたと伺いました。
 
Eiri：aiforce solutions でハロウィンイベントを毎年開催していた経緯があり、2022年のハロウィンはそれをAI inside に持ち込んで企画しました。

イベントの内容としては、仮装写真を応募していただき、人気投票をするオンライン完結のコンテンツです。社員の家族も参加できる形式を採用していて、最終的に約20名の方が仮装をして、仮装できなかったメンバーは投票に参加してもらうという形で、全社で一緒に盛り上げていただいたイベントになりました。

私はメンバーのみんなと過ごす時間が好きで、せっかくの関係性が業務だけで完結してしまうのがすごくもったいない、と感じていたので、ハロウィンイベントでお互いに楽しめるコンテンツとなり、とても嬉しかったです。

ーイベントを通してインナーコミュニケーションに変化はありましたか？

Yamasaki：今までは新入社員の方が入社されても、業務内で連携する機会がないと別ユニットメンバー同士がお互いに接点を持つことが難しい状況が多かったです。定期的に交流イベントを開催している今は、イベントで話したメンバー同士で「今度また飲みましょう」「女子会しましょう」といった新たなやりとりが生まれているようで、これは嬉しい変化の一つだと思います。業務上で接点を持つ場合も社内イベントを通して既に面識があれば仕事の進め方もやりやすくなってくると思うので、そういう意味でもHappy Fridayなどの社内イベントを定期開催して継続していくことの重要性も感じました。

小さな行動の積み重ねが、私たちの会社のカルチャー醸成に繋がる

ーイベントに参加したメンバーに楽しんでもらうため、周囲を巻き込むために意識してることなどあれば教えてください。 

Eiri：誰でも参加しやすい、オープンな場作りを意識しています。Happy Fridayでは、新入社員の方が気軽に参加できるよう、人事メンバーにも協力してもらい、オンボーディング用の少人数slackチャンネルでも声かけしています。そのほかにも、より参加のハードルが低い企画を考えたり、楽しめるグッズを用意したり。クリエイティブの面では、明るいカラーやPOPなデザインを採用することで、楽しい雰囲気作りにも役立っていると嬉しいです。

Yamasaki：Happy Friday は毎月テーマを設定しているので、なるべくその季節を楽しめるものを意識しています。1月はお正月でしたが、2月はバレンタインを意識して、社名ロゴ入りのオリジナルカップケーキを特注しました。こういうのはテンションあがりますよね笑

Yamasaki：あとは、イベント周知案内をどれだけ端的にアイキャッチになるようなものにするか、は意識してます。Eiriさんのクリエイティブの力もお借りして、パッと見て楽しさが伝わるようなビジュアルと合わせて、告知文を投稿しています。

ー最後に、社内メンバーに向けて、一言お願いします。

Yamasaki：毎年年末に開催している忘年会では大多数のメンバーが参加しています。そう考えると、一緒に働くメンバーと交流したい・組織をより良くしたいなど、考えてくださってる方がたくさんいると日々感じてます。一緒にAI inside のインナーコミュニケーション活性化やカルチャー醸成に取り組みたい・そういう取り組みに参加したいと思ってくださる方が増えていくと嬉しいです。

Eiri：AI inside でのカルチャー作りに関心のある仲間を増やして、一緒にカルチャー浸透に向けて自発的に行動していけたらと思います。一見、業務とは関係ないことに見えますが、発信してみる・やってみる・イベントに参加してみるという小さな行動の積み重ねが、私たちの会社のカルチャー醸成に繋がると思います。私たちは日々「非常識を常識に変える」ようなサービスやプロダクト作りに向き合っていますが、それを達成するにはEmployee Experience やお互いの関係性があってこそだと思っているので、こういう地道な活動が実るといいなと日々考えています。ぜひ、来月のHappy Friday への参加、お待ちしてます！笑

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（文／森田みのり）
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